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Jefe de Administración y Operaciones

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Colegio Pedro de Valdivia Penalolen
Santiago, Chile
Date Added: Jan 25, 2023

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Description

Cargo: Jefe de Administración de Colegio

Departmento: Dirección general

Jefe directo: Rectora

Colegio: Pedro de Valdivia Peñalolén

Modalidad: Presencial

Objetivo del cargo:

Ser el área soporte central del Colegio, brindando apoyo y servicio en materia administrativa y contable a todas las áreas la Institución, con el fin de dar solución eficiente a sus requerimientos; coadyuvando así a la consecución de los objetivos Institucionales.

Responsable de administrar la información contable y financiera de la Institución, a fin de proporcionar de manera oportuna todos los reportes que le sean solicitados por las diversas autoridades del Colegio, para la toma de decisiones.

Responsabilidades:

  • Dirigir y coordinar los departamentos de contabilidad, mantenimiento, limpieza, vigilancia, servicios médicos, transportes y tecnología.
  • Responsable de mantener el buen servicio y funcionamiento del Colegio a fin de que las diversas áreas cuenten con los recursos necesarios para llevar a cabo sus actividades y puedan cumplir con los objetivos específicos de su área.
  • Brindar apoyo administrativo y contable a las diversas áreas a fin de mejorar la eficiencia en los procesos.
  • Promover que el personal de los diferentes departamentos a su cargo, trabajen de manera autónoma, promoviendo la toma de decisiones basada en elementos sustantivos.
  • Atender los requerimientos de las entidades gubernamentales a fin de cumplir con los procesos regulatorios correspondientes.

Generales:

  • Realiza recorridos diarios por las instalaciones del colegio, a fin de verificar que todo esté funcionando de manera habitual, y en su caso atender oportunamente cualquier situación que detecte ya sea personalmente o que alguien de su equipo lo reporte.
  • Brindar atención diaria a padres de familia que requieran el servicio y atención personalizada.
  • En base al calendario de eventos de las diferentes secciones, tener juntas de planeación con las diferentes secciones, para asegurar que los eventos se lleven a cabo de manera exitosa.
  • Tener siempre actualizada toda la información contable y financiera del campus, a fin de poder entregar de manera oportuna cualquier reporte que le sea solicitado por las autoridades del colegio.
  • Atender las juntas, eventos y/o cualquier otra actividad que le sean encomendados por las autoridades del Colegio.

Contabilidad:

  • Verificar que se cuente en todo momento con los Estados Financieros vigentes y actualizados del Colegio para apoyo a la toma de decisiones.
  • Verificar y supervisar que se cuente con la información contable y financiera al día, para la preparación de estados financieros.
  • Supervisar que se ingresen diariamente en el sistema contable las pólizas de ingresos y egresos.
  • Recibir mensualmente la conciliación bancaria, revisarla con el responsable del departamento para verificación y/o aclaración de cifras contables.
  • Llevar a cabo la revisión de gastos por sección, así como de ingresos, llevando a cabo un análisis detallado
  • Recibir los Estados Financieros mensuales (Balance General y Estado de Resultados) y revisar con el responsable del Departamento Contable, la información y el sustento con el que se elaboraron, revisando y aclarando cifras en su caso.
  • Enviar a la oficina regional los Estados Financieros, y en caso de requerir modificaciones o explicación específica de alguna de las cuentas, se procede a hacer las correcciones y/o aclaraciones pertinentes.
  • Revisión de papel de trabajo para el pago mensual referenciado, se debe cuadrar vs estados de cuenta bancarios y contra balanza de comprobación.

Control de Presupuesto:

  • Verificar que se esté dando el correcto trámite a todas y cada una de las solicitudes ingresadas al área de Control Presupuestal para su autorización.
  • Revisar las solicitudes ingresadas, reunirse con el Director General para su aprobación en su caso, y posteriormente enviarlas a firma de autorización del Consejo.
  • Verificar que se esté llevando a cabo el proceso de recepción de facturas y pago a proveedores conforme a los procesos establecidos.
  • Verificar que se esté llevando el control de gastos por sección, de acuerdo con sus presupuestos.

Cobranza:

  • Verificar que se reciban correctamente y en apego a los procedimientos vigentes, todos y cada de los pagos por concepto de: Inscripciones, colegiaturas, reinscripciones, after school, viajes extraescolares, viajes robótica, constancias, exámenes de admisión, reposición de credenciales, etc.
  • Supervisar que brinde la atención y servicio correcto a padres de familia, así como a proveedores y cualquier otro tipo de acreedores.
  • Asimismo, junto con su equipo de trabajo ser el enlace para la recuperación de la cartera vencida.
  • Verificar que se estén recabando con padres de familia la información correcta para facturación.
  • Verificar que se esté llevando a cabo con padres de familia, la recopilación de datos para efectos de las bases de datos internas, para seguimiento y control de los alumnos.
  • Tener juntas de planeación y seguimiento con las diferentes secciones para lograr una eficiencia en el proceso de inscripciones

Sistemas:

  • Verificar que se mantenga la disponibilidad y funcionamiento de los sistemas de información, así como en los equipos de cómputo en general.
  • Revisión de procedimientos buscando siempre la automatización y mejora continua logrando procesos eficientes para el mejor funcionamiento de los recursos informáticos y sistemas de telecomunicación y respaldo de información del colegio.
  • Apoyo al Coordinador de Sistemas en la negociación con proveedores, satisfaciendo siempre las necesidades del colegio.
  • En la medida de su alcance, brindar a todo el personal del colegio, los elementos necesarios para la realización de sus funciones y/o actividades.
  • Apoyo al Coordinador de Sistemas en las compras de insumos que requieren las diferentes áreas para la ejecución de sus actividades.
  • Verificar con el Coordinador de Sistemas que se tenga un calendario de mantenimiento preventivo y en su caso correctivo de los equipos de cómputo.
  • En conjunto con el Coordinador de Sistemas, investigar, evaluar y definir e implementar esquemas de recuperación de desastres y planes de continuidad en los sistemas para que en caso de contingencia, los sistemas sigan operando

Servicio Médico:

  • A través del Servicio Médico asegurarse de Promover, procurar y mantener la salud física de los alumnos, proporcionando atención pronta y expedita, atendiendo las consultas médicas que se presenten en el día a día, así como canalizar correctamente las situaciones de emergencia.
  • Verificar que de manera permanente se brinde atención médica a los alumnos y demás personal del campus que así lo requiera.
  • Verificar que el Servicio Médico cuente con los insumos requeridos para llevar a cabo las revisiones y consultas médicas de acuerdo a lo que requieran los alumnos.
  • Recibir del titular del Servicio Médico el reporte mensual de consultas diarias, así como en su caso, el reporte de accidentes escolares y el seguimiento a los mismos.

Mantenimiento y Limpieza

  • Verificar diariamente que los Coordinadores de Imagen, estén llevando a cabo sus funciones, a fin de proveer y mantener diariamente las instalaciones del Instituto en excelentes condiciones, con la finalidad de proporcionar un entorno seguro y cálido para todos los alumnos y todo el personal del campus.
  • Supervisar que diariamente los Coordinadores hagan sus recorridos por las instalaciones y en caso de detectar alguna anomalía la reporten de inmediato para que las situaciones sean atendidas de manera oportuna.
  • Asimismo, detectar en todo momento las oportunidades de mejoras en los servicios e instalaciones que provee del Colegio.
  • Asegurarse de que los Coordinadores de limpieza atiendan todas las solicitudes de servicio y/o cafetería para la realización de los eventos.

Vigilancia y Transportes

  • En conjunto con el Jefe de Seguridad Interna, diariamente ser responsable de velar por el cumplimiento de lineamientos, protocolos, planes y programas de protección y seguridad del Instituto.
  • Supervisar que tanto el Jefe de seguridad interna como el personal a su cargo, realicen de manera eficiente sus actividades, a fin de garantizar la integridad física y moral tanto de los alumnos como del personal que labora dentro del colegio.
  • En caso de detectar alguna anomalía a inconformidad con el personal, hacerlo de su conocimiento para su corrección inmediata o, en su caso, sustitución del personal.
  • Asegurarse que se lleven a cabo y de manera puntual todos los protocolos y procedimientos de seguridad, así como de los accesos de personas al colegio.
  • Asimismo, asegurarse de que se brinda la atención y servicio correctos a padres de familia y visitantes al colegio.

Knowledge/Skills – Conocimientos y habilidades:

· Bilingüe español e inglés (deseable)

· Mínimo 3 años de experiencia en el área

· Amplio conocimiento de legislación del país

· Dominio de Microsoft office

· Excelentes relaciones interpersonales

Education/Educación:

  • Bachillerato en Administración de empresas o similar

Es necesario señalar que ISP Schools se compromete a salvaguardar y promover el bienestar de los niños y jóvenes, y espera que todos sus trabajadores, voluntarios y terceros, compartan este compromiso. En esta línea, todos los titulares de los puestos están sujetos a procedimientos de revisión de su historia laboral y a verificaciones de antecedentes penales satisfactorias o equivalentes, tanto en Chile como en el extranjero, con el fin de verificar su efectiva idoneidad para trabajar directa o indirectamente con niños y jóvenes.

Lugar de trabajo: Colegio Pedro de Valdivia Peñalolén (cercano a metro Quilín), comuna Peñalolén, región metropolitana

Jornada: Completa

Modalidad de trabajo: presencial, horario de oficina

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