Segretario

Impiegato segreteria scolastica

Scopo del Ruolo

Il ruolo della segreteria scolastica è fondamentale per la gestione quotidiana della scuola, garantendo che tutti i processi amministrativi e organizzativi siano svolti in modo efficiente, a supporto dell’intera comunità scolastica e contribuendo al successo complessivo dell’istituzione educativa.

Scopo principale del ruolo del segretario/a è collaborare con il personale docente, la direzione didattica, l’ufficio amministrativo e tutto lo staff della scuola affinché tutte le operazioni amministrative della scuola siano svolte in modo efficiente, accurato e tempestivo, migliorando così l’esperienza educativa degli studenti.

Assicurare che tutte le operazioni e i processi siano conformi alle normative vigenti e che la documentazione sia accurata e facilmente accessibile.

Adottare pratiche di miglioramento continuo per ottimizzare i processi e il servizio offerto a studenti, genitori e personale.

Informazioni sulla scuola: MILE Bilingual School

Fondata nel 2003, Mile School offre un programma di studi bilingue (italiano e inglese) per gli studenti di tutti i gradi (Asilo nido, Scuola dell’Infanzia, Primaria e Secondaria di primo grado), da 1 a 14 anni.

È una scuola "paritaria", ufficialmente riconosciuta dal MIUR (Ministero dell'Istruzione) sia per la Scuola primaria che per la Secondaria di primo grado, ed è stata la prima scuola bilingue italiana a Milano (zona sud-ovest) certificata da Cambridge.

Consolidando un'educazione a tutto tondo, la Scuola ha sviluppato un curriculum completo e di alta qualità: acquisizione di conoscenze, sviluppo delle capacità, dei talenti e delle competenze degli studenti, nonché sviluppo dell'intelligenza emotiva ed educazione ai valori universali.

Un approccio che rispetta l'unicità di ogni studente come individuo e fornisce un miglioramento continuo, attraverso il metodo del "Learning by doing" e del "Cooperative learning".

Una vera e propria scuola multiculturale, che coniuga la tradizione culturale italiana con una mentalità internazionale e un approccio innovativo. Supportato da uno staff non solo di docenti italiani, ma anche di docenti madrelingua di grande esperienza, che si impegnano a sviluppare la creatività degli studenti oltre al loro pensiero critico, con l'obiettivo di far crescere futuri "cittadini del mondo" responsabili e rispettosi, capaci di progettare e determinare il proprio percorso personale e professionale.

Una varietà di attività extracurriculari integra e completa il programma accademico, contribuendo a costruirne l'eccellenza.

Principi ISP

Mettere al primo posto i nostri bambini e studenti. I nostri bambini e studenti sono al centro di ciò che facciamo. Semplicemente, il loro successo è il nostro successo. Il benessere e la sicurezza sono entrambi essenziali per gli studenti e l'apprendimento. Pertanto, siamo coerenti nell'identificare potenziali problemi di salvaguardia e nell'agire e dare seguito a tutte le preoccupazioni in modo appropriato.

Trattiamo tutti con cura e rispetto. Ci prendiamo cura gli uni degli altri, accogliamo le somiglianze e le differenze e promuoviamo il benessere di noi stessi e degli altri.

Operare in modo efficace. Ci concentriamo senza sosta sulle cose più importanti e che fanno la differenza. Applichiamo le politiche e le procedure scolastiche e incarniamo le idee condivise della nostra comunità.

Essere finanziariamente responsabili. Facciamo scelte finanziarie attente alle esigenze dei bambini, degli studenti e delle nostre scuole.

Imparare continuamente. Migliorare ci spinge a farlo. Ci impegniamo positivamente nello sviluppo personale e professionale e nel miglioramento della scuola.

Responsabilità principali

Ricezione e smistamento della posta in entrata e in uscita.

Rispondere a telefonate, e-mail e altre comunicazioni.

Organizzazione e gestione dell'archivio scolastico, sia cartaceo che digitale.

Preparazione e gestione della corrispondenza ufficiale: supporto nella redazione di circolari e comunicazioni interne.

Supporto nell’organizzazione eventi e attività scolastiche:

Supporto al coordinamento delle attività extracurriculari.

Supporto logistico per le riunioni e gli incontri con i genitori.

Collaborazione nell'organizzazione di viaggi di istruzione e visite guidate.

Segreteria didattica:

Iscrizioni e trasferimenti degli studenti.

Mantenimento e aggiornamento dei registri degli studenti.

Gestione della documentazione relativa agli esami e alle certificazioni.

Accoglienza genitori, assistenza insegnanti

Elaborazione e rilascio dei certificati di frequenza, pagelle e diplomi.

Tenuta dei registri degli esami e delle valutazioni degli studenti.

Supporto al Dirigente Scolastico e gestione adempimenti scuola paritaria:

Gestione portale del Ministero dell’Istruzione e del Merito (Sidi, USR) e tutti gi adempimenti richiesti

Gestione portale Comune di Milano Anasco (anagrafe scolastica)

Gestione pratiche assistenza educativa alunni disabili - Comune di Milano

Gestione portale Invalsi scuola primaria e scuola secondaria di I grado

Competenze, qualifiche ed esperienza

Competenze Amministrative e Organizzative

Capacità di gestire documenti e archivi in modo sistematico e preciso.

Abilità nella gestione del tempo e nell'organizzazione del lavoro per rispettare scadenze e priorità.

Competenze Comunicative

Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale.

Abilità nel relazionarsi con studenti, genitori, personale docente e amministrativo, mantenendo sempre un comportamento professionale.

Ottima conoscenza della lingua inglese

Competenze Informatiche

Conoscenza dei software di gestione scolastica (es. registro elettronico).

Abilità nell'uso di applicativi di office automation (Word, Excel, PowerPoint, email, ecc.).

Familiarità con i sistemi di gestione documentale digitale.

Competenze di Problem Solving

Capacità di affrontare e risolvere problemi amministrativi e organizzativi.

Abilità nel gestire situazioni di emergenza o imprevisti con calma e efficienza.

Qualifiche

Diploma di scuola superiore, preferibilmente con indirizzo amministrativo o gestionale.

Laurea in discipline come Scienze dell'Amministrazione, Economia, Giurisprudenza o laurea in ambito linguistico e/o letterario.

Fattori di preferenza

Conoscenze di normativa scolastica e regolamenti ministeriali.

Esperienza pregressa in ruoli amministrativi, preferibilmente in contesti scolastici o educativi.

Esperienza nella gestione di archivi e documenti, sia cartacei che digitali.

Esperienza in ruoli di front office o customer service, che implica l'interazione diretta con il pubblico.

Corsi di formazione specifici per il personale di segreteria scolastica.

Altre Qualità Personali

Essere attenti ai dettagli e capaci di lavorare con precisione, anche sotto pressione.

Essere affidabili e in grado di gestire informazioni sensibili in modo confidenziale

Essere in grado di relazionarsi positivamente con studenti, genitori e colleghi, dimostrando empatia e comprensione.

Essere flessibili e adattabili alle esigenze di un ambiente scolastico dinamico.

Impegno di ISP nei confronti dei principi di salvaguardia

ISP si impegna a salvaguardare e promuovere il benessere dei bambini e dei giovani e si aspetta che tutto il personale e i volontari condividano questo impegno. Tutti i titolari di posti di lavoro sono soggetti a procedure di selezione appropriate e a controlli soddisfacenti dei precedenti penali o equivalenti che coprano i precedenti 10 anni di lavoro.

Impegno di ISP verso la diversità, l'equità, l'inclusione e l'appartenenza

ISP si impegna a rafforzare la propria cultura inclusiva attraverso l'identificazione, l'assunzione, lo sviluppo e la fidelizzazione di collaboratori di alto livello, indipendentemente da genere, etnia, orientamento sessuale ed espressione di genere, età, stato di disabilità, neurodivergenza, contesto socioeconomico o altre caratteristiche demografiche. I candidati che condividono la nostra visione e i nostri principi e sono interessati a contribuire al successo di ISP attraverso questo ruolo sono caldamente invitati a candidarsi.